La Oficina Nacional de Administración Tributaria (ONAT) publicó una guía práctica dirigida a todos los contribuyentes del país, con énfasis en los nuevos actores económicos —como las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes)—, ante el incremento de las acciones de control y fiscalización en el contexto del perfeccionamiento del modelo económico cubano.
El Decreto 308 de 2012, en su artículo 393, establece la obligatoriedad del cumplimiento de los deberes formales por parte de los contribuyentes, lo que incluye la correcta organización y archivo de la documentación legal respaldatoria de cada negocio. No obstante, la ONAT ha identificado que numerosos nuevos actores económicos carecen aún de experiencia en procesos de auditoría, inspecciones o fiscalizaciones, por lo que la entidad tributaria considera oportuno brindar una relación detallada de los documentos que no deben faltar en ningún establecimiento o empresa, y que deben estar debidamente confeccionados y disponibles para cualquier requerimiento de los órganos de control.
De acuerdo con la información publicada en el Portal Tributario www.onat.gob.cu, durante una auditoría los inspectores solicitan, entre otros documentos fundamentales, la Escritura Pública de constitución de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), la inscripción en el Registro Mercantil, el objeto social aprobado, los estatutos sociales y los reglamentos internos con que cuenta la entidad —como el manual de normas y procedimientos de control interno y el reglamento disciplinario interno—, así como la estructura y actas de acuerdos de los órganos de dirección, control y administración.
A esta relación se suman el libro de registro de socios, la certificación de cuentas bancarias con especificación de tipo de moneda, sucursal y dirección, el contrato de arrendamiento del domicilio donde se ejerce la actividad —cuando proceda—, la relación de vehículos que posee la entidad y la inscripción en el registro de contribuyentes, representada por el carné de la ONAT y el vector fiscal.
También forman parte de los expedientes exigibles los aportes realizados al Presupuesto del Estado de los diferentes tributos obligados en el período a auditar, los estados financieros —que comprenden el Estado de Situación, el Estado de Rendimiento Financiero y los Balances de Comprobación de Saldos—, el certificado del sistema contable-financiero soportado sobre tecnologías de la información, en caso de utilizarlo, y los submayores de cuentas de gastos, ingresos, obligaciones con el presupuesto, reserva para pérdidas y contingencias, entre otras, correspondientes al período auditado.
Igualmente, deben conservarse las facturas de ventas o prestación de servicios del período, los contratos de ventas o servicios, la relación de empleados con sus respectivos contratos de trabajo y las nóminas de pago del período objeto de la fiscalización.
La ONAT subraya que la preparación es la clave para afrontar una auditoría sin contratiempos, y que un contribuyente informado y organizado demuestra su responsabilidad con el cumplimiento fiscal. Para ello, el organismo ofrece varios consejos prácticos: mantener toda la documentación organizada y accesible, revisar las fechas límite de declaraciones y pagos tributarios, digitalizar los documentos para facilitar su consulta y preservación, asegurarse de cumplir con la normativa vigente, revisar posibles riesgos fiscales y corregir errores antes de una auditoría, así como ser transparente y responder con claridad ante cualquier solicitud de información.
La guía, difundida a través de los canales oficiales de la ONAT, constituye una herramienta de utilidad para todos los contribuyentes, en especial para aquellos que se incorporan al entramado empresarial cubano, y refrenda el compromiso de la administración tributaria de acompañar al sector productivo en el cumplimiento de sus obligaciones formales y materiales.
